Datenschutzerklärung

Wir freuen uns über Ihr Interesse an unserer Website und unseren Dienstleistungen. Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein besonders wichtiges Anliegen. Nachfolgend informieren wir Sie gemäß Art. 13 und 14 DSGVO umfassend über die Verarbeitung personenbezogener Daten beim Besuch unserer Website sowie im Rahmen von Anfragen oder Bewerbungen.

1. Verantwortliche Stelle

Safe Cologne Sec UG
Adresse: Heinrich-Pesch-Straße 5, 50739 Köln, Deutschland
Telefon: +49 174 4938952
E-Mail: info@safecologne.de

2. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung unserer Website, zur Kommunikation mit Interessenten, zur Durchführung von Aufträgen oder zur Bearbeitung von Bewerbungen erforderlich ist. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich im Rahmen der geltenden Datenschutzgesetze.

3. Erhebung und Speicherung beim Website-Besuch

Beim Besuch unserer Website werden durch den Browser automatisch Daten an unseren Server übermittelt:

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit
• Name der aufgerufenen Datei
• Referrer-URL
• Browsertyp, Version und Betriebssystem
• Ihr Internet-Provider

Zweck: Technische Bereitstellung, Sicherheit und Optimierung.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

4. Cookies und Einwilligung

Unsere Website verwendet die folgenden technisch notwendigen Cookies immer, sowie ein weiteres Cookie-Paar nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung.

Immer aktiv (technisch notwendig):

• Sitzungs-Cookie (Anmeldung im Mitarbeiter-Portal und im Admin-Bereich): technisch unbedingt erforderlich, damit Sie während einer Sitzung angemeldet bleiben. Es endet mit der Abmeldung bzw. dem Ablauf der Sitzung.
  Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Consent-Cookie „sc_consent“: speichert ausschließlich Ihre Cookie-Entscheidungen — insbesondere, ob Sie der Reichweitenmessung widersprochen und ob Sie in Microsoft Clarity sowie in Google Analytics eingewilligt haben — sowie den Zeitpunkt dieser Entscheidung. Es enthält keine weiteren personenbezogenen Daten. Laufzeit: 12 Monate.
  Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Nur mit Ihrer Einwilligung (Microsoft Clarity, siehe Abschnitt 6):

• „_clck“: verknüpft mehrere Besuche mit einer anonymisierten Nutzerkennung, damit Sitzungsaufzeichnungen und Heatmaps derselben Person zugeordnet werden können. Laufzeit: ca. 1 Jahr.
• „_clsk“: fasst mehrere Seitenaufrufe innerhalb eines Besuchs zu einer Sitzung zusammen. Laufzeit: ca. 1 Tag.

Rechtsgrundlage für beide Clarity-Cookies: § 25 Abs. 1 TDDDG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — sie werden erst gesetzt, nachdem Sie im Cookie-Banner oder in den Cookie-Einstellungen ausdrücklich zugestimmt haben.

Nur mit Ihrer Einwilligung (Google Analytics, siehe Abschnitt 7):

• „_ga“: unterscheidet Besucherinnen und Besucher anhand einer eindeutigen Kennung. Laufzeit: ca. 2 Jahre.
• „_ga_<Kennung>“: speichert den Status der Sitzung für diese Property, eindeutig pro Google-Analytics-Property (die Kennung entspricht unserer Google-Analytics-Property). Laufzeit: ca. 2 Jahre.

Rechtsgrundlage für beide Google-Analytics-Cookies: § 25 Abs. 1 TDDDG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — sie werden erst gesetzt, nachdem Sie im Cookie-Banner oder in den Cookie-Einstellungen ausdrücklich zugestimmt haben.

Weitere Cookies — insbesondere für Marketing — setzen wir nicht. Unsere Reichweitenmessung (Abschnitt 5) kommt ohne jedes Cookie aus. Sie können Ihre Entscheidung jederzeit ändern oder widerrufen: über den Link „Cookie-Einstellungen“ im Footer dieser Seite oder, solange noch keine Entscheidung getroffen wurde, über die Schaltflächen im Cookie-Banner.

5. Reichweitenmessung (Statistik)

Um zu verstehen, welche Seiten unserer Website aufgerufen werden, betreiben wir eine pseudonyme Reichweitenmessung vollständig auf eigenen Servern. Es kommt kein Dienst eines Drittanbieters zum Einsatz, und es findet keine Weitergabe von Daten an Dritte statt.

Die Messung setzt weder ein Cookie noch einen anderen Speicher auf Ihrem Endgerät (kein LocalStorage, kein Fingerprinting). Da dabei weder Informationen auf Ihrem Endgerät gespeichert noch von dort ausgelesen werden, ist § 25 TDDDG auf dieses Verfahren nicht anwendbar. Die Wiedererkennung eines Besuchs innerhalb eines Tages erfolgt über einen Hash-Wert aus einem serverseitigen Geheimnis und dem aktuellen Datum, wodurch sich der Wert täglich ändert — ein Rückschluss auf denselben Besuch über verschiedene Tage hinweg oder auf Ihre Person ist damit nicht möglich. Die Verarbeitung ist pseudonym, nicht anonym im Sinne der DSGVO: Ihre IP-Adresse und Ihre Browserkennung (User-Agent) fließen zur Bildung des Hash-Werts ein, werden von uns jedoch zu keinem Zeitpunkt gespeichert.

Erfasst und für 365 Tage gespeichert werden ausschließlich:

• die aufgerufene Seite
• der Referrer-Host (die Domain, von der Sie kamen)
• UTM-Parameter, sofern in der aufgerufenen URL vorhanden
• die Gerätekategorie (z. B. Desktop, Mobil, Tablet)
• der Zeitstempel des Aufrufs

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt darin, nachzuvollziehen, welche Inhalte funktionieren, und unsere Website zu verbessern, ohne dabei Profile einzelner Besucherinnen und Besucher zu bilden oder diese über mehrere Tage hinweg zu verfolgen.

Ihr Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie können der Reichweitenmessung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widersprechen. Klicken Sie dazu im Cookie-Banner auf „Nur notwendige“, oder öffnen Sie über den Link „Cookie-Einstellungen“ im Footer die Cookie-Einstellungen und deaktivieren Sie dort die Kategorie „Statistik“. Ab diesem Zeitpunkt erfassen wir Ihren Besuch nicht mehr.

6. Nutzungsanalyse mit Microsoft Clarity

Nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung setzen wir zusätzlich zu unserer eigenen Reichweitenmessung (Abschnitt 5) den Dienst Microsoft Clarity ein, um zu verstehen, wie Besucherinnen und Besucher unsere Website nutzen.

Anbieter: Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland.

Was erfasst wird: Mausbewegungen, Klicks, Scrollverhalten, Sitzungsaufzeichnungen und daraus aggregierte Heatmaps sowie Geräte- und Browserinformationen und Ihre gekürzte IP-Adresse. Eingaben in Formularfelder werden von Clarity standardmäßig maskiert und nicht im Klartext aufgezeichnet; Seiten, auf denen Sie personenbezogene Daten eingeben (z. B. unser Kontaktformular oder die Bewerbungsstrecke), sind zusätzlich von der Nutzungsanalyse ausgenommen — Clarity wird dort technisch gar nicht erst geladen.

Cookies: „_clck“ (ca. 1 Jahr) und „_clsk“ (ca. 1 Tag) — siehe Abschnitt 4 für Details.

Drittlandübermittlung: Die Verarbeitung kann in die USA erfolgen. Microsoft ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; die EU-Kommission hat mit ihrem Angemessenheitsbeschluss vom 10.07.2023 festgestellt, dass die USA für hierunter zertifizierte Unternehmen ein angemessenes Datenschutzniveau bieten.

Speicherdauer: Clarity-Daten werden bei Microsoft bis zu 13 Monate gespeichert; einzelne Sitzungsaufzeichnungen werden nach 30 Tagen gelöscht, sofern sie nicht ausdrücklich zur weiteren Analyse markiert wurden.

Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 1 TDDDG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

Widerruf: Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über den Link „Cookie-Einstellungen“ im Footer dieser Seite widerrufen; die genannten Cookies werden dabei sofort gelöscht.

Weitere Informationen: die Datenschutzerklärung von Microsoft und die Clarity-Dokumentation von Microsoft.

7. Webanalyse mit Google Analytics

Nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung setzen wir zusätzlich zu unserer eigenen Reichweitenmessung (Abschnitt 5) und Microsoft Clarity (Abschnitt 6) den Dienst Google Analytics 4 (Anbieter: Google) ein, um die Nutzung unserer Website auszuwerten.

Anbieter: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Zweck: Auswertung der Websitenutzung, insbesondere Seitenaufrufe, Scrollverhalten, Klicks auf externe Links, Herkunft (z. B. Referrer oder Suchbegriff), verwendetes Gerät und Browser sowie Ihre ungefähre Region (aus der IP-Adresse abgeleitet).

IP-Adressen: Google Analytics 4 protokolliert oder speichert IP-Adressen nach Angaben von Google nicht.

Keine Werbefunktionen: Wir haben Google-Signale und sämtliche Werbefunktionen von Google Analytics deaktiviert. Über den Consent Mode übermitteln wir Google ausdrücklich, dass eine Speicherung zu Werbezwecken („ad_storage“, „ad_user_data“, „ad_personalization“) stets verweigert wird — unabhängig davon, ob Sie der Webanalyse zugestimmt haben.

Ausgenommene Seiten: Seiten mit Formularen (z. B. unser Kontaktformular unter /kontakt) sowie die internen, gesondert gesicherten Bereiche (Mitarbeiterportal, Admin-Bereich, Login) sind von der Webanalyse ausgenommen — Google Analytics wird dort technisch gar nicht erst geladen.

Cookies: „_ga“ und „_ga_<Kennung>“ (jeweils ca. 2 Jahre) — siehe Abschnitt 4 für Details.

Drittlandübermittlung: Die Verarbeitung kann in die USA erfolgen. Google ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; die EU-Kommission hat mit ihrem Angemessenheitsbeschluss vom 10.07.2023 festgestellt, dass die USA für hierunter zertifizierte Unternehmen ein angemessenes Datenschutzniveau bieten.

Speicherdauer: Die Aufbewahrung von Ereignisdaten auf Nutzer- und Ereignisebene ist bei uns auf 14 Monate eingestellt; danach werden diese Daten bei Google automatisch gelöscht.

Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 1 TDDDG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

Widerruf: Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über den Link „Cookie-Einstellungen“ im Footer dieser Seite widerrufen; die genannten Cookies werden dabei gelöscht.

Weitere Informationen: die Datenschutzerklärung von Google und Informationen von Google zu Analytics und Datenschutz.

8. Google Maps

Auf unserer Kontaktseite binden wir eine Karte von Google Maps ein, um Ihnen unseren Standort anzuzeigen. Aus Datenschutzgründen laden wir die Karte nicht automatisch beim Seitenaufruf: Zunächst sehen Sie nur einen Platzhalter mit unserer Adresse. Erst wenn Sie aktiv auf die Schaltfläche „Karte laden“ klicken, wird die Karte von den Servern von Google geladen.

Anbieter: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Was passiert nach dem Klick: Mit dem Laden der Karte wird u. a. Ihre IP-Adresse an Google übertragen; eine Verarbeitung kann dabei in den USA erfolgen. Google ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Google kann beim Laden der Karte außerdem Cookies auf Ihrem Endgerät setzen. Welche Daten Google zu welchem Zweck erhebt und wie Google diese verarbeitet, entnehmen Sie bitte der Datenschutzerklärung von Google.

Rechtsgrundlage: Ihr Klick auf „Karte laden“ ist Ihre ausdrückliche Einwilligung in die damit verbundene Übermittlung (§ 25 Abs. 1 TDDDG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Ohne diesen Klick findet keine Verbindung zu Google statt.

Weitere Informationen: die Datenschutzerklärung von Google.

9. Kontaktaufnahme

Wenn Sie über unsere Website Kontakt zu uns aufnehmen, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

10. Verarbeitung von Bewerbungen und Kundenanfragen

Bewerbungen: Bewerberdaten werden ausschließlich zur Abwicklung des Bewerbungsverfahrens verarbeitet.
Rechtsgrundlage: § 26 BDSG, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Speicherdauer: 6 Monate nach Abschluss des Verfahrens.

Kundenanfragen: Daten werden ausschließlich zur Bearbeitung der Anfrage verarbeitet. Alle Daten werden vertraulich behandelt und durch technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) geschützt.

11. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Eine Weitergabe Ihrer Daten erfolgt nur, wenn eine der folgenden Rechtsgrundlagen vorliegt:

• Mit Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)
• Zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
• Bei gesetzlicher Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)
• Zur Wahrung berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Darüber hinaus setzen wir die folgenden Dienstleister als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO ein. Mit jedem genannten Anbieter besteht bzw. wird ein Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der ihn auf unsere Weisungen sowie auf technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO verpflichtet:

• IONOS SE (Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Deutschland) — Hosting unserer Server, Datenbank und Dokumentenablage. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich in Deutschland.
• Resend (Plus Five Five, Inc., 2261 Market Street #5039, San Francisco, CA 94114, USA) — Versand von System- und Transaktions-E-Mails (z. B. Eingangsbestätigungen, Zugangsdaten, Erinnerungen). Da Resend in den USA verarbeitet, erfolgt die Übermittlung auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) als geeignetem Garantiemechanismus für Drittlandtransfers.
• Push-Dienst Ihres Browser- bzw. Geräteherstellers (z. B. Google, Mozilla, Apple) — ausschließlich, wenn Sie im Mitarbeiterportal Push-Benachrichtigungen aktivieren. Übertragen werden dabei nur verschlüsselte Zustellinformationen, keine lesbaren Inhalte.
• Microsoft Ireland Operations Limited (One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland) — Nutzungsanalyse via Microsoft Clarity, ausschließlich wenn Sie hierin eingewilligt haben (siehe Abschnitt 6). Eine Verarbeitung in den USA ist möglich; Microsoft ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.
• Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland) — Webanalyse via Google Analytics, ausschließlich wenn Sie hierin eingewilligt haben (siehe Abschnitt 7), sowie Einbindung von Google Maps auf der Kontaktseite, ausschließlich nach Ihrem Klick auf „Karte laden“ (siehe Abschnitt 8). Eine Verarbeitung in den USA ist möglich; Google ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.

Dokumente wie Führungszeugnisse oder Lohnscheine werden in einem privaten, selbst betriebenen Objektspeicher auf unserer eigenen Serverinfrastruktur bei IONOS abgelegt; hierfür ist kein zusätzlicher Auftragsverarbeiter beteiligt.

Eine Weitergabe an weitere Empfänger erfolgt nur, soweit dies gesetzlich vorgeschrieben ist (z. B. an Finanzbehörden, Sozialversicherungsträger oder im Rahmen der Lohnabrechnung) oder Sie im Einzelfall ausdrücklich eingewilligt haben.

12. Speicherdauer

Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Fristen bestehen.

13. Ihre Rechte

• Art. 15 DSGVO – Recht auf Auskunft über verarbeitete Daten
• Art. 16 DSGVO – Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten
• Art. 17 DSGVO – Recht auf Löschung der Daten
• Art. 18 DSGVO – Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
• Art. 21 DSGVO – Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung
• Art. 20 DSGVO – Recht auf Datenübertragbarkeit
• Art. 77 DSGVO – Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Zur Ausübung dieser Rechte genügt eine formlose Nachricht an info@safecologne.de.

Zuständige Aufsichtsbehörde: Landesbeauftragte für Datenschutz NRW, Kavalleriestr. 2–4, 40213 Düsseldorf, E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

14. Datensicherheit

Wir schützen Ihre Daten durch SSL-Verschlüsselung und weitere technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO.

15. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen. Die jeweils aktuelle Version ist jederzeit auf unserer Website einsehbar.